O primeiro dia da sua sorveteria: do zero à primeira venda, passo a passo

Bem-vindo à Sorveteria. Vou levar você do zero até a primeira venda, como se eu estivesse do seu lado no balcão, e você não precisa saber nada antes. Uma…

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Bem-vindo à Sorveteria. Vou levar você do zero até a primeira venda, como se eu estivesse do seu lado no balcão, e você não precisa saber nada antes. Uma coisa primeiro: se a empresa é só você, está tudo certo. O seu acesso de dono já abre a comanda, prepara o pedido e configura o sistema., que vai acender em cima da caixa de que eu estiver falando. E tocar numa caixa abre a tela dela.
Este desenho é o seu roteiro. Na primeira fileira está o que você prepara uma vez só. Na segunda, a primeira venda, na ordem em que ela acontece. Depois, quem faz o quê na equipe, e por último o que você liga quando precisar. Siga as setas.
Caixa um, e ela é uma pergunta: você tem equipe? Se tem, abra Usuários e crie um acesso para cada pessoa, escolhendo o perfil dela. Os perfis se chamam Garçom, para quem atende; Cozinha, para quem prepara; Caixa e Gerente. Cada um entra com o CPF e a senha dele, no celular dele, e ninguém divide a senha da empresa. Faça isso antes de montar o resto. Se você trabalha sozinho, pule esta caixa: o seu acesso faz tudo.
Caixa dois, e aqui você só confere. O setor Preparo já está criado, com a fila dele: é para lá que vão o milk-shake, a taça e o açaí montado na hora. Se a sua sorveteria tem outra bancada de preparo, abra Setores e crie. É para esses setores que cada item do cardápio vai apontar.
Caixa três, e esta não dá para pular: monte o cardápio. Abra Cardápio, toque em Novo item e informe o nome e o preço; a foto pode esperar. O sorvete por quilo você cadastra com preço por kg. Em cada item, responda quem prepara: o milk-shake vai para o preparo, e o picolé e a água, que ninguém prepara, ficam como entrega direta. Sem item cadastrado, quem atende abre a comanda e não tem o que lançar.
Caixa quatro, a nota fiscal. Ela é configurada por unidade, dentro da Sorveteria, com o certificado digital A um da sua empresa, que é seu e fica com você. A emissão já vem no sistema: você não contrata um emissor à parte nem redigita a venda em outro lugar.
Agora a primeira venda. Caixa cinco: abra o caixa. Na tela Caixa, toque em Abrir caixa e informe quanto há de troco na gaveta. Isso é feito todo dia, antes do primeiro cliente, porque sem o caixa aberto nada anda: quem atende e quem prepara não conseguem trabalhar, e a tela deles pede para abrir o caixa.
Caixa seis: lance o pedido. Em Comandas, toque em Nova comanda e informe o número do cartão que o cliente recebeu. Adicione os itens; no sorvete por quilo, digite o peso que a balança mostra. Depois toque em Enviar pedido para o preparo. Guarde este botão: enquanto ele não é tocado, o pedido está só anotado, e quem prepara não sabe que ele existe.
Caixa sete: prepare. Na tela Preparo, o pedido aparece sozinho, na mesma hora, sem ninguém avisar. São dois toques por item: Iniciar preparo quando pegar, e Marcar pronto quando terminar. Quem atende é avisado na tela dele, leva ao cliente e toca em Entregar ao cliente.
Caixa oito: feche e receba. O cliente vai pagar. No Caixa, na aba Comandas, toque em Fechar: a conta é somada e impressa, e ainda pode ser corrigida. Depois toque em Receber e escolha dinheiro, Pix ou cartão. Só o Receber registra o pagamento. Faça estas quatro caixas uma vez, com uma comanda de teste, antes do primeiro cliente.
Agora, quem faz o quê, e a tela que cada um abre. Você, dono do CNPJ, faz tudo: entra pelo Painel, que é a central da Sorveteria, e alcança todas as telas.
O gerente toca a operação no seu lugar: monta o cardápio, cuida da equipe, atende e ajuda no preparo. Ele também entra pelo Painel. O que cada perfil alcança você confere e muda em Perfis de acesso.
Quem atende, com o perfil Garçom, entra direto na tela de Comandas, sem procurar nada. E esta é a parte que tranquiliza todo dono: ele vê só as comandas e os pedidos. Não vê o caixa, não vê o financeiro e não vê os cadastros.
E quem prepara, com o perfil Cozinha, entra direto no Painel do Preparo, no aparelho que fica na bancada. Ao entrar, escolhe a unidade e o setor, e a fila mostra só o que é daquele setor. Não abre comanda, não mexe em preço e não vê dinheiro.
Depois da primeira venda, ligue o que precisar. Vende por entrega? Na tela Delivery, toque em Novo pedido quando o cliente ligar. Para entregar, cadastre potes de porção fixa, porque o item por quilo não vai para a entrega. O caminho inteiro, até a volta do entregador, está desenhado na aba três.
Quer que o cliente veja o cardápio e peça pelo celular? Em Cardápio Online, toque em Publicar cardápio, depois em Copiar link, e mande o link no WhatsApp. O passo a passo está na aba quatro.
Quer controlar o estoque? Há dois jeitos, e os dois estão na aba cinco: o simples, em que o picolé e a bebida contam a própria quantidade, e o avançado, em que a ficha técnica do item desconta o leite e a calda em gramas.
Tem uma TV no balcão? Na TV, abra o navegador no endereço barra tv do sistema: aparece um código de seis números, sem login nem senha. No Painel de TV, em Terminais, toque em Conectar TV, digite esse código e escolha o que a TV vai mostrar.
E prepare hoje a queda da internet, enquanto ela ainda não caiu. Abra o sistema, com internet, em cada aparelho. Na tela Offline, imprima o cardápio de contingência, em A4 ou em bobina. Lembre que, sem internet, os celulares da equipe ficam desconectados e só o caixa continua. E combine com a equipe o bloco de comanda em duas vias: a primeira vai para o preparo, e o caixa lança a segunda na hora de cobrar.
E terminamos. Para fazer o teste agora, toque neste botão: ele leva às comandas. As outras abas desta tela desenham cada caminho por inteiro, e a última mostra quanto custa. Esta explicação fica sempre aqui, em Comece por aqui, para ouvir de novo.